Los emails a varios destinatarios deben enviarse con copia oculta para cumplir con la LOPD

mail-copia-oculta

En el día a día de cualquier empresa se envían una infinidad de correos electrónicos, muchos de ellos, van dirigidos a varios destinatarios. En este caso es obligatorio que la direcciones se incluyan dentro del apartado de copia oculta (CCO) con el fin de cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

Al enviar un email con las direcciones de correo electrónico insertadas en el apartado de copia oculta, estos datos no son visibles para ninguno de los receptores del correo, asegurando la empresa remitente la confidencialidad de los datos.

En caso de que las direcciones se inserten en el campo Para (AA) o Con Copia (CC), todas las personas que reciben el email podrán visualizar las direcciones y en muchos casos utilizarlas para engrosar su base de datos.

Las empresas están obligadas por ley a asegurar la confidencialidad de los datos personales que tienen en su base de datos, ya sean de clientes, proveedores, suscriptores…En caso de no hacerlo, estarían incumpliendo el artículo 10 de la LOPD que señala que “el responsable del fichero y quienes intervengan en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal están obligados al secreto profesional respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones con el titular del fichero o, en su caso, con el responsable del mismo”. Este incumplimiento puede acarrear sanciones que oscilan entre los 900 euros para los casos más leves y los 600.000 euros para las muy graves.

Este artículo se aplica a todos los correos enviados, independientemente de su asunto, ya sea éste profesional o personal. Como dato curioso señalaremos que son muchas las denuncias que se reciben en la AEPD por el envío sin copia oculta de emails felicitando la Navidad. Al no tratarse de una notificación profesional, las empresas se relajan y suelen incurrir en este error.

Las empresas deben saber que el desconocimiento de la Ley no les exime de cumplir con ella. De ahí la importancia de contar con un buen asesoramiento en materia de protección de datos con el fin de evitar sorpresas desagradables.

La AEPD considera el correo electrónico como un dato de carácter personal, independientemente de si se trata de un correo de empresa o de un correo como gmail, hotmail. Por tanto sea cual sea el formato de la dirección, deben introducirse como copia oculta. Sólo se está exento de esta obligación en el caso de que los propietarios del correo hayan dado consentimiento expreso de que sus direcciones pueden ser difundidas.

Esta entrada fue publicada en Protección de Datos y etiquetada , , , , , . Guarda el enlace permanente.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *