La AEPD permite la descarga digital de la inscripción de ficheros

El nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos que entra en vigor en mayo de 2018 obliga a elaborar un registro de actividades de tratamiento de los datos. Para facilitar su elaboración, la Agencia Española de Protección de Datos pone a disposición de los responsables del tratamiento la descarga de una copia digital del documento de inscripción de ficheros.

A través de esta herramienta los responsables pueden descargar en formato Excel o XML el contenido completo del documento de inscripción de ficheros que se presenta en el Registro General de Protección de Datos.

Este documento digital será muy útil, como explica la Agencia para tomarlo como base en la elaboración del registro de actividades de tratamiento que será obligatorio con la entrada en vigor de la nueva normativa europea, el 25 de mayo de 2018.

El nuevo RGPD elimina la obligación existente actual de notificar los ficheros de datos a la Agencia para su inscripción en el Registro General, pero obliga a que exista un registro de actividades de tratamiento que se haga con esos datos. En este registro de actividades, “los responsables deben obligatoriamente indicar los datos de contacto del delegado de protección de datos, describir qué datos recoge, con qué fin los trata, a quién o quiénes los comunica, si los transfiere a terceros países, qué medidas técnicas y organizativas aplica para preservar su seguridad, y cuándo podrá suprimirlos”. En el caso de las Administraciones Públicas además, “deberán indicar la base legal que legitima el tratamiento y el delegado de protección de datos y han de hacer público el inventario de sus actividades de tratamiento, siendo accesible por medios electrónicos, tal y como establece el artículo 31 del Proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos aprobado por el Consejo de Ministros el pasado 10 de noviembre”.

La Agencia permite descargar tres tipos de documentos:

  • Relación de ficheros (incluye el código de la Inscripción de cada uno de ellos junto a la información más relevante respecto a los mismos).
  • Copia de la resolución de Inscripción de un fichero.
  • Copia del contenido íntegro de la Inscripción de los ficheros de la entidad (máximo de 35 ficheros).

Para acceder a su descarga podrá realizarse mediante certificado de firma electrónica y para aquellos que no posean este certificado podrás solicitarlo por escrito, mediante correo postal o a través de un código que se facilita por correo electrónico.

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