Errores que más cometen las Pymes en protección de datos

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En virtud de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) todas las empresas, independientemente de su tamaño, están obligadas a cumplir con ciertas pautas y requerimientos a la hora de tratar y proteger los datos de carácter personal y privado que manejan en el ejercicio de su actividad.

Sin embargo, en muchas ocasiones, las pequeñas y medianas empresas (Pymes) suelen caer en errores en el tratamiento de estos datos, que pueden acarrearles graves sanciones. El peor de ellos, es el desconocimiento de la LOPD, ya que éste no les exime de su cumplimiento.

En este post os vamos a desgranar algunos de los errores más comunes que comenten las Pymes en lo referente a la protección de datos. Con el fin de ayudaros a no cometerlos y evitar así las temidas sanciones.

A la hora de recortar gastos, hay Pymes que no protegen de forma adecuada sus equipos informáticos, instalando antivirus gratuitos o de mala calidad que no aseguran el nivel de protección adecuado, lo que aumenta la posibilidad de recibir ataques informáticos que pueden comprometer información personal de clientes, proveedores, empleados…

Es importante contar con un servidor de calidad y antivirus actualizados que cuiden la información confidencial que contienen. También es conveniente concienciar a los trabajadores para que hagan un buen uso de la red, evitando la navegación por páginas poco fiables.

El personal que maneja los datos personales debe estar constantemente formándose con el fin de conocer las últimas modificaciones y actualizaciones en materia de protección de datos. Debe realizar con esmero las tareas como la de destrucción de documentos que contengan datos personales, cerciorándose de que no caigan en manos ajenas. Además, deberán firmar en sus contratos cláusulas de confidencialidad.

En caso de contar con página web o algún soporte digital, ésta en muchos de los casos no recoge un apartado donde se explica detenidamente la política de privacidad y protección de datos. Siendo este apartado obligatorio por Ley.

A la hora de realizar negocios con proveedores y clientes, deben estipularse cláusulas de confidencialidad y especificarse los requerimientos que establece la LOPD. En muchos casos estos pasos se saltan.

A la hora de compartir información, ya sea por correo físico o electrónico deben cumplirse las obligaciones expuestas en la LOPD, declarando al final del mensaje, las cláusulas de confidencialidad y protección de datos. Un apunte para los emails, en caso de ir dirigidos a varios destinatarios, siempre debe usarse la copia oculta.

Un último consejo. A veces reducir gastos en materia de protección de datos, puede salir muy caro a la empresa, ya que puede ser sancionada. Es muy importante contar con personal experto o asesorarse correctamente en esta materia.

En próximos post os seguiremos contando los errores más comunes que se cometen en protección de datos y os daremos consejos para cumplir estrictamente con las obligaciones que impone la LOPD.

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